Expense Reimbursement(費用精算条項)

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英文契約書のコンサルタント契約などで、費用精算条項として置かれるExpense Reimbursementについて解説します。併せて、例文をとりあげ、対訳をつけて例文中の基本表現に注記を入れました。

1.解説:

1)Expense Reimbursementとは

コンサルタント契約業務委託契約、雇用契約などでは、Expense Reimbursement費用精算条項の規定が置かれることがあります。

Expense Reimbursement費用精算条項とは、業務の遂行のために立て替え支出した費用についての精算(払い戻し)の方法について規定した条項のことをいいます。

コンサルタント契約であれば、委託先のコンサルタント

業務委託契約であれば、委託先のサービス会社

雇用契約であれば、従業員

に対しての、立て替え費用の精算(払い戻し)方法についての規定となります。

2)Expense Reimbursement費用精算条項)の留意点

業務遂行のためにかかった費用を払い戻しすることは当然やらなければなりません。

しかし、業務とは直接関わりのないと思われる出費については、その払い戻しを防止しなくてはいけません。

とくに、出張費や接待費などは、任せたままにすると、高額な請求になるおそれがあります。

精算については、契約に以下のような規定を盛り込むことが考えられます。

業務との関係での必要性や合理性を立証する書面や領収書を添付して請求することを基本とする。

出張費接待費などについては、事前に会社の承認手続きをとる。

費用の上限をあらかじめ決めておく

費用精算の手順は、会社の規定・規則に従う旨を明確に規定する。

出張費や接待費などは、不正支出や贈賄などの不正行為を誘発しやすいので、契約による手当と、会社の管理体制が重要となります。

2.例文と基本表現:

(注):基本表現をハイライトしています。

Expense Reimbursement費用精算条項– 例文

コンサルタント契約からです。出張費の精算を細かく規定しています。

If the Consultant is required to travel on behalf of the Client under this agreement, Client shall reimburse Consultant for all pre-approved travel expenses reasonably incurred in connection with the performance of duties as a consultant. Consultant must obtain prior written authorization prior to any travel on behalf of the Client. Reimbursement in connection with the performance of Consultant’s duties under this Agreement will be made no later than 15 days following the Client’s receipt of an approved expense report on a Client-approved form, including written documentation and receipts, itemizing the dates on which expenses were incurred. Client will pay Consultant for the following pre-approved expenses incurred while the Agreement between Consultant and the Client exists: a. All travel expenses to and from all work sites. Travel in the continental US by air will be made in economy class using fully refundable fares; while travel outside the US will be made in business class; b. Meal expenses; c. Administrative expenses; d. Lodging Expenses if work demands overnight stays; and e. Miscellaneous travel-related expenses (taxi, parking and tolls, etc.).

(訳):

コンサルタントが本契約に基づきクライアントの代理として出張する必要がある場合、クライアントは、コンサルタントとしての職務遂行に関連して適正に負担した事前承認された出張費用のすべてをコンサルタントに払い戻すものとする。コンサルタントは、クライアントの代理として出張するに先立って、事前の書面による承諾を得なくてはいけない。本契約に基づくコンサルタントの職務の遂行に関連する払い戻しは、費用が発生した日付別の書面の記録と領収書を含み、クライアント指定の様式による承認済み経費清算書をクライアントが受領してから、15日以内に行うものとする。クライアントは、コンサルタントとクライアントの間の本契約が存在する期間に発生する事前承認された以下の費用をコンサルタントに支払うものとする: a.すべての業務現場への往復交通費。米国本土内での飛行機による出張は、全額払い戻し可能な運賃を使用したエコノミークラスとする。米国外への出張はビジネスクラスとする。b. 食事費; c. 事務管理費; d. 業務が一泊の滞在を必要とする場合の宿泊費;および e.その他の出張関連費用(タクシー、駐車場、通行料など)

(注):

*on behalf ofは、の代理としてという意味です。

*reimburseは、 払い戻すという意味です。 

*pre-approvedは、事前承認済されたという意味です。 

*reasonably incurred in connection with the performance of dutiesは、職務遂行に関連して適正に負担したという意味です。 

*prior written authorizationは、事前の書面による承諾という意味です。 

*no later thanは、以内にという意味です。

*itemizing the dates on which expenses were incurredは、費用が発生した日付別のという意味です。

*to and from all work sitesは、すべての業務現場への往復という意味です。

*fully refundable faresは、全額払い戻し可能な運賃という意味です。

*Administrative expensesは、事務管理費という意味です。

*overnight staysは、一泊の滞在という意味です。 

*Miscellaneous travel-related expensesは、その他の出張関連費用という意味です。

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